Etätoiminnasta uusi normi – Premium Kokouspalvelu
Koronarajoitukset alkavat olla taaksejäänyttä elämää ja etätöistäkin on jo palattu takaisin toimistoihin. Ainakin melkein. Kahden vuoden aikana ehti tottua moneen muutokseen.
Koronaepidemian alussa jouduttiin monella työpaikalla ottamaan hyvin nopealla tahdilla käyttöön ulkoisten tekijöiden vaatimia uusia toimenpiteitä ja toimintamuotoja. Parhaimmillaan muutokset ovat helpottaneet kaikkien osapuolten toimintaa. Paljon on myös ollut puhetta ja kirjoituksia koronan rajoitusten aiheuttamasta digiloikasta; palveluntarjoajat ovat joutuneet kehittämään toimintaan ja kuluttajat ovat joutuneet varsin nopealla tahdilla ottamaan käyttöön erilaisia sähköisiä palveluja. Vaikkakin suomalaiset ovat aktiivisia sähköisten toimintamuotojen käyttäjiä, niin digitalisaation hyödyntäminen ei ole itsestäänselvyys. Toiminta pitää olla lähtöisin käyttäjän tarpeesta, selkeää ja loogista. Parhaimmillaan saavutetaan normaaliin elämään ja toimintaan sopiva tapa olla ja hoitaa asioita.
Suuri ja näkyvä muutos kuluneen kahden vuoden aikana on luonnollisesti ollut työskentelyn siirtyminen toimistolta kotiin etätöihin ja fyysisten tapaamisten siirtymisen sähköiseen muotoon. Kasvokkain tapahtuvien tapaamisten merkitys ei ole vähennyt, mutta uuden toiminnan myötä sen rinnalle on tullut muita yhtä hyviä tapoja toimia. Asiakkaat ovat saavutettavissa eri kanavien kautta, ajankäyttö on tehostunut ja toimintatavat ovat monipuolistuneet. Ja käytännössä on myös huomattu, että yritysten osalta suositaan etätapaamisia; kenenkään ei tarvitse varata työpäivästään aikaa kokouspaikalle siirtymiseen sekä mahdollisia kokousaikoja löytyy joustavammin.
Toiminnan muutosta korostaa myös virallisten määräysten muuttuminen. Hallitus esittää lakimuutosta (He 47/2022), joka laajentaa mahdollisuutta pitää kokoukset kokonaan etäkokouksina kaikille osakeyhtiöille, asunto-osakeyhtiöille, osuuskunnille ja yhdistyksille. Lakien on tarkoitus tulla voimaan heinäkuun alussa, kun etäosallistumista ja verkkokokouksia koskevan väliaikaisen lain voimassaolo päättyy. Esityksen mukaan etäkokouksen järjestämisestä on oltava määräys yhtiöjärjestyksessä tai säännöissä. Hybridikokouksen (osa paikalla, osa etänä) järjestämisestä voi päättää yhtiön tai yhteisön hallitus. Lisäksi on huomioitava, että riippumatta kokouksen toteuttamisesta kokonaan etänä tai hybridikokouksena, niin kaikkien osallistujien täysmääräinen osallistumisoikeus on taattava.
Premium Kokouspalvelu on palvelumme yrityksille, yhteisöille ja säätiöille kokousten järjestämiseksi.
Viralliset kokoukset ovat useimmiten määrämuotoisia ja sekä tapoihin että sääntöihin sidottuja vuorovaikutustilanteita. Onnistunut kokous edellyttää hyvää kokoustaitoa ja -tekniikkaa; jokainen osapuoli tiedostaa oman roolinsa ja vaaditut toimintatavat. Asiantuntijan avulla kokous sujuu määräysten mukaisesti, jolloin kokous saavuttaa tavoitteensa; päätöksenteon toteutumisen määräysten vaatimalla tavalla.
Premium tarjoaa käytettäväksi asiantuntijan sekä kokousjärjestelyihin että itse kokouksen johtamiseen. Kokous voidaan järjestää tarpeen mukaan joko fyysisesti, hybridinä tai kokonaan etänä. Etäkokoukset järjestetään puhelin- ja videoyhteyksien avulla ja vastaamme myös kokoustekniikasta.
Tutustu Kokouspalveluumme tästä.
