Uusi etätyönormaali
Taloushallintoala on siitä kiitollisessa asemassa, että töitä on jo pidemmän aikaa tehty melko itsenäisesti verkossa ja sähköisellä aineistolla. Näin on myös meidän tilitoimistossamme, jossa käytämme Procountor ja Netvisor ohjelmistoja. Tämän vuoksi pakottavaa tarvetta läsnäoloon toimistolla tai fyysisiin tapaamisiin asiakkaiden, viranomaisten tai tilintarkastajien kanssa ei ole. Toki kasvokkain tapahtuvissa kohtaamisissa on omat hyvät puolensa, esimerkiksi spontaanit kysymykset saattavat verkkotapaamisissa jäädä vähemmälle. Tiedon jakaminen ja uusien asioiden opettaminen on luontevampaa lähikontaktissa, ilman mahdollisia kodin tuomia ”häiriötekijöitä”. Koronakeväällä varsinkin kotona koulua käyvät lapset saattoivat vaikeuttaa keskittymistä.
Meillä ja varmasti muillakin on jo pidemmän aikaa kannustettu oman työn aikatauluttamiseen ja suunnitteluun niin, että työ- ja vapaa-aika ovat tasapainossa. Etätyöskentely antaa tähän hyvän mahdollisuuden, koska työmatkaan ei mene aikaa ja jokainen voi tehdä töitä omassa rytmissään. Haasteena ehkä on konkreettisten työn aloittamis- ja lopettamisrituaalien puuttuminen, kun töihin ei lähdetä ja sieltä palata. Tähän ovat monet luoneet uusia rutiineja, kuten ”työpukeutumisen” kotonakin tai lyhyen kävelylenkin ennen töiden aloittamista, jolloin konkreettisesti saavutaan ”työpaikalle”.
Uusi ”etätyönormaali” vaatii paljon työntekijöiltä, mutta myös esimiehiltä ja tiiminvetäjiltä. Vaikka työtä voi ja saa tehdä hyvin itsenäisesti, on työyhteisön ja sen tavoitteiden johdonmukainen ohjaaminen edelleen tärkeää. Nyt se vain on tehtävä etänä erilaisten verkkoalustojen kautta. Tähän haasteensa tuo yleisesti toimimaton tekniikka ja yhteydet sekä ihmisten erilaiset persoonallisuudet.
Verkkokeskusteluissa puheenvuoron ottaminen ja omien ajatusten esiin tuominen voi olla vaikeaa. Sosiaaliset ja ekstrovertit saavat äänensä kuuluviin ja mielipiteensä julki helpommin. Esimiehen onkin muistettava pitää keskusteluissa mukana myös ne hiljaisemmat ja mahdollisesti järjestää pienemmän porukan tai kahdenkeskisiä keskusteluja. Kun asiakastapaamiset siirtyvät verkkoon, korostuvat vuorovaikutustaidot entisestään.
Voi varmaan sanoa, että onneksi taloushallintoala on ”pakotettu” sähköistymään jo hyvissä ajoin, koska meillä on valmiiksi hyvät valmiudet verkkotyöskentelyyn, sähköisen aineiston käsittelyyn ja viranomaisasiointiin. Ei ole oikeastaan mitään mitä emme voisi tehdä etänä. Sopimukset, kirjanpito, tilinpäätökset, palkanlaskenta, veroilmoitukset, tilintarkastukset, selvityspyynnöt jne. voi kaikki tehdä sähköisin allekirjoituksin ja dokumentein.
Jos etätyö on sinulle työnantajana, esimiehenä tai työntekijänä uusi asia, on hyvä muistaa ainakin seuraavat asiat:
- Etätyöstä on sovittava erikseen työnantajan ja työntekijän välillä
- Työajasta on sovittava, koska työntekijä on tavoitettavissa ja koska ei
- Työtehtävien määrittäminen; mitä on mahdollista tehdä etänä
- Etätyö- ja toimistopäivien jaksottaminen ja kalenterointi, jos ei olla 100 % etänä
- Tietoturvasta huolehtiminen
- Lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa etäpäivinä vain välittömästi työskentelyyn liittyvissä tilanteissa. Ruokailun, taukojen tai kotona/pihalla paikasta toiseen siirtymisen aikana vakuutus ei ole voimassa. Työnantaja voi halutessaan lisävakuuttaa työntekijät vapaa-ajan tapaturma- tai etätyövakuutuksella.
Etätyövälineet ja verotus
Lähtökohtaisesti työnantajalla on velvollisuus järjestää työntekijän käytettäväksi työssä tarvittavat työvälineet. Työnantajan järjestämistä välineistä, joita käytetään työtehtävien hoitamiseen tai esimerkiksi työergonomian parantamiseen, ei muodostu työntekijälle veronalaista etuutta. (Verohallinnon ohje ”Henkilökuntaedut verotuksessa”)
Eli työnantajan mahdollisesti etätöitä varten hankkimat tietokoneet, työpöydät ja työtuolit eivät ole veronalaista etua työntekijälle. Edellytyksenä on, että työnantaja edelleen omistaa laitteet ja kalusteet. Nettiyhteys ei kuitenkaan ole yksiselitteisesti verovapaa. Jos työnantaja ottaa työntekijälle nettiyhteyden ja maksaa sen, on nettiyhteys verovapaa, vaikka sitä käytettäisiin myös vapaa-ajalla. Jos työntekijä maksaa nettiyhteyden itse, mutta tekee siitä kululaskun työnantajalle, on siitä puolet katsottava yksityiskäytöksi ja puolet työkäytöksi, jolloin työnantaja voi korvata liittymän käyttökustannuksista työkäytön osuuden ennakonpidätystä toimittamatta (EPL 15§). Tällainen korvaus ei kuitenkaan ole palkansaajan verotuksessa verovapaa. Edellä mainitun sijaan työntekijä voi vaatia omalla veroilmoituksellaan työkäytön kustannusten vähentämistä tulonhankkimisesta johtuneena menona (TVL 95§).
Työnantaja ei voi korvata etätyöpäivinä syntyviä kahvi- tai ruokakustannuksia verovapaasti. Kahvien tapauksessa tarjoilun pitäisi olla työnantajan järjestämää ja kaikille työntekijöille samanaikaista. Mikäli työnantaja maksaa ruokia, syntyy siitä ravintoetu työntekijälle. Jos työntekijällä on lounassetelit (tai vastaava) käytössä, niitä voi kuitenkin käyttää normaalisti myös etätyöpäivinä.
Kenelle työvälineitä voi antaa?
Verovapaat henkilökuntaedut ovat työnantajan henkilökunnalleen antamia etuja. Henkilökuntaan kuuluvat kaikki työnantajaan työ- tai virkasuhteessa olevat työntekijät riippumatta siitä, ovatko he vakinaisessa vai määräaikaisessa työsuhteessa, tekevätkö he työtä koko- tai osapäiväisesti taikka muutoin sivutoimisesti. Henkilökuntaan kuuluvat myös yrityksen johtoon ja hallintoelimiin kuuluvat henkilöt, esimerkiksi toimitusjohtaja, sekä hallituksen jäsenet. Jos hallituksen jäsen ei kuitenkaan tosiasiassa osallistu hallitustyöskentelyyn eikä muutoin työskentele yrityksessä, hallituksen jäsen ei kuulu yrityksen henkilökuntaan. Myös osake-, avoin- tai kommandiittiyhtiön osakas voi saada verovapaita henkilökuntaetuja, jos hän työskentelee yhtiössä, vaikka hän ei nostaisikaan yhtiöstä palkkaa. Jos yhtiössä ei ole lainkaan muita työntekijöitä, katsotaan tällöin tarkemmin edun tavanomaisuutta ja kohtuullisuutta (huom. Peitelty osinko VML 29§ 1 mom.). Toiminimiyrittäjä ei voi itse saada verovapaita henkilökuntaetuja (pl. Työterveyshuolto ja kollektiivinen virkistys- ja harrastustoiminta yhdessä työntekijöiden kanssa).
